Möchten Sie sich als Führungskraft Zeit, Geld und Ärger ersparen? Dann werden Sie konkret.

Gerade in der Kommunikation zwischen Führungskräften , Mitarbeiten oder Geschäftspartnern herrscht nicht selten ein eklatantes Maß an Unbestimmtheit und Unkonkretheit. Im besten Fall hinterlässt dieses nur Fragezeichen zur späteren Klärung. Im schlechtesten Fall führt es zu ungewollten, nicht kalkulierbaren  Ergebnissen, die zusätzlich beim Gegenüber auf Dauer die Motivation zur Kooperation beschädigen.

Das sind beliebte Worte und Wendungen im Land des Ungefähren:

a) mit minimierender und relativierender Wirkung, wie z.B.

ein bisschen, kurz mal, auch mal, ein wenig, sag ich mal so, ein Stück weit, eigentlich, quasi, im Grunde genommen, den Umständen entsprechend

b) Weichmacher, Konjunktive und gezielte Unbestimmtheit zur Reduzierung von persönlicher Verantwortung, wie z.B.

eventuell, möglicherweise, ich denke, glaube, meine, nehme mal an, ich vermute mal, man sollte, könnte, müsste, irgendwie, irgendwann, irgendwo, irgendwer, irgendwas, mehr, weniger, intensiver, stärker, schwächer, höher, besser, größer, kleiner, etc., etc.

c) die Vorwegnahme des Misserfolgs, um die Erwartungen zu reduzieren, wie z.B.

ich werde versuchen, mich bemühen, kann ja mal probieren

Es beginnt oft bereits bei der Auftragsvergabe / Delegation:

„Kümmern Sie sich doch mal intensiver um …“, „das xyz muss aber besser werden“, „erstellen Sie mir doch mal eine kurze Präsentation über …“, „sorgen Sie doch bitte dafür, das xyz bis Freitag geklärt ist“

Die Resultate,

wenn wir mit solchen Nebelkerzen um uns werfen oder dies von Seiten unserer Partner zulassen, sind von vornherein klar: Weniger Verantwortung auf allen Seiten, ein schlechteres gegenseitiges Verstehen, weniger Verbindlichkeit, weniger Engagement, mehr Ausreden, leichtere Möglichkeit der Rechtfertigung, häufigere Missverständnisse und damit Vergeudung von Ressourcen und mehr sinnlose, weil nicht konstruktive Konflikte, akzeptierte, folgenlose Geschäftigkeit.

Auch in der Folge können wir für mehr Klarheit sorgen.

Wie oft erhalten wir in unserem Arbeitsalltag auf Fragen wie: „Klappt das bis nächsten Freitag?“ Antworten die in etwa so lauten: „Ich denke ja“, „ich gehe davon aus“, „eigentlich schon“ oder gar, „ich werde es versuchen“.

Was heißt das im Klartext?

Unser Gegenüber glaubt, hofft oder probiert die Vereinbarung einzuhalten.
Er weiß es aber nicht, er hat es nicht mit 100%igem Engagement sichergestellt.

Was sind mögliche Konsequenzen?

Wir können ggf. unsere Zusagen gegenüber dem Kunden, unserem Chef, Kollegen oder Lieferanten nicht einhalten. Und ist das, worum es geht, Teil eines Prozesses, stockt der ganze Prozess, Menschen warten, können ihre Arbeit nicht fortsetzen, dass Gesamtergebnis gerät in Gefahr.

Wer trägt die Verantwortung?

Unser Gegenüber? Umstände, die gehindert haben, wie z.B. das Wetter, Feiertage, die EDV, der Lagerbestand, unzuverlässige Dritte?

Oder der Auftraggeber, der sich mit solchen unkonkreten Aussagen abspeisen lässt?

Wenn Sie der Auftraggeber sind, z.B. als Manager oder Führungskraft im Vertrieb, helfen Ihnen einige einfache Konkretisierungsfragen, um Ihren Zeitaufwand und Ärger über solchermaßen nicht erledigte Aufgaben zu minimieren:

„Bis wann genau?“ „Wie haben Sie das sichergestellt?“ „Wie sieht Ihre konkrete Planung zur Leistungserfüllung aus?“ „Welche verbindlichen Zusagen haben Sie?“ „Wie hoch schätzen Sie auf einer Skala von 1 bis 10 (100%) die Wahrscheinlichkeit der Erledigung ein?“ Bei allen Aussagen unter 8: „Was können Sie noch tun, um die Wahrscheinlichkeit zu steigern?“

Seien wir konkret und bestimmt, benennen oder erfragen wir z.B. Ressourcen, Ziele, Zielgruppen, Wege, Ergebnisse mit Zahlen, Daten, Fakten, konkrete Beispielen, bestimmten Personen, Erwartungen.

Je nach Kenntnissen, Fähigkeiten und Möglichkeiten unseres Partners helfen uns entweder konkrete (messbare = Zahl und kontrollierbare = Zeit) Aussagen oder Antworten.

Letztlich geht es meist darum,

• wer
• was
• mit welchem Ziel
• warum
• für wen
• wie
• mit welchen Mitteln
• bis wann tun wird

Selbstverständlich gibt es auch eine Kommunikation, die eher eine soziale Funktion hat, wie z.B. bei den Affen das gegenseitige Lausen. Dort brauchen wir nicht konkret zu sein, sondern nur erkennbar zugewandt und am Partner interessiert.